Кадровый отдел с нуля. Пошаговый алгоритм организации кадрового делопроизводства, образцы документов - Вера Капылова
Шрифт:
Интервал:
Закладка:
данные о движении работников за выбранный период;
среднюю и среднесписочную численность работников;
и др.
Достоинством 1С является большое количество сопровождающих организаций, специалисты которых присутствуют практически в каждом городе и доступная методическая литература. Программа 1С постоянно обновляется с учётом изменений в трудовом законодательстве.
Выводы
Итак, организация работы с персоналом начинается с обустройства рабочего места – отдела кадров. У кадровых сотрудников обязательно должен быть доступ к актуальным правовым актам в области трудового законодательства. Основной правовой акт в сфере отношений с персоналом – это Трудовой кодекс РФ. Важное значение имеют законы, регулирующие правила работы с персональными данными, конфиденциальной информацией, хранением кадровых документов, начислением заработной платы. Не менее важно нормативные акты, регламентирующие непосредственно процесс работы с документами – ведение и хранение трудовых книжек, оформления кадровых бумаг. Подборку законов можно сделать в бумажном виде и хранить в шкафу, или в электронном виде, разместив файлы в персональном компьютере каждого сотрудника. Современный способ доступа к необходимым правовым актам – информационно справочные системы, которые содержат кодексы, законы, а также комментарии к ним и справочную литературу.
Для повышения качества работы с кадровыми документами желательно сделать подборку литературы в сфере кадрового делопроизводства. Методические пособия разрабатываются силами кадровых специалистов с учётом специфики деятельности конкретной организации или происходит подборка книг соответствующей тематики.
В завершении обустройства рабочих места отдела кадров приобретают профессиональное программное обеспечение, которое позволит вести учёт кадров. Современные программы содержат готовые формы документов, позволяют автоматизировать оформление сотрудников, упростить и ускорить кадровое делопроизводство, а также обеспечить подготовку и сдачу отчётности по работникам в налоговую и фонды.
2. Изучение учредительных документов организации и знакомство с кадровой политикой
Прежде чем приступить к оформлению документов и работе с персоналом следует прояснить для себя кадровую политику руководства организации и обязанности, которые планируют возложить на отдел кадров. Эту информацию получают из устной беседы с директором или из такого документа, как миссия организации, при его наличии. Также необходимо изучить учредительные документы компании, в которых есть вся исчерпывающая информация об организации. Документы отдела кадров должны соответствовать учредительным документам организации и содержать идентичные название, правовую форму, место нахождения и прочие реквизиты.
Виды учредительных документов
Основные аспекты деятельности организации фиксируются в учредительных документах. Необходимость наличия у юридического лица учредительных документов зафиксирована в Гражданском кодексе РФ:
Юридические лица, за исключением хозяйственных товариществ, действуют на основании уставов, которые утверждаются их учредителями (участниками)3
В зависимости от организационно-правовой формы юридического лица существуют следующие виды учредительных документов:
Устав
Решение собрания учредителей
В учредительных документах содержатся реквизиты организации, которые предстоит перенести в документы кадрового отдела – наименование организации, юридический адрес и/или место нахождения, порядок управления деятельностью, предмет и цель деятельности, порядок оформления директора. Сведения, содержащиеся в учредительных документах, позволяют идентифицировать организацию.
В первую очередь следует ознакомиться с порядком оформления директора и назначением ему заработной платы. Обычно эти моменты прописываются в уставе организации. Устав – это основной документ компании. В нём зафиксированы ключевые моменты деятельности:
Устав юридического лица, утвержденный учредителями (участниками) юридического лица, должен содержать сведения о наименовании юридического лица, его организационно-правовой форме, месте его нахождения, порядке управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующих организационно-правовой формы и вида. В уставах некоммерческих организаций, уставах унитарных предприятий и в предусмотренных законом случаях в уставах других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридических лиц. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены уставом также в случаях, если по закону это не является обязательным.4
При составлении основных локальных нормативных актов кадрового отдела следует опираться на содержание Устава организации. В этом документе содержится исчерпывающая информация о компании, которую можно перенести в реквизиты, а также использовать при разработке текста документов.
Из решения собрания учредителей узнаём дату, с которой директор приступил к исполнению своих обязанностей. Эту дату предстоит указать в трудовом договоре.
Довольно спорный вопрос, что следует считать учредительными документами индивидуального предпринимателя. Законодательство не предписывает предпринимателям составлять устав. Основанием для их деятельности служат свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя и свидетельство о присвоении ИНН. Из этих документов можно узнать только реквизиты для оформления бумаг, нюансов кадровой деятельности они не содержат. В этом случае, порядок выполнения отдельных процессов при работе с персоналом, предстоит уточнять непосредственно у предпринимателя.
Ознакомление с кадровой политикой организации
На этом же этапе имеет смысл ознакомиться с кадровой политикой организации. Беседа с руководителем поможет узнать приоритеты в сфере кадров, роль и задачи кадрового отдела в организации. Какая роль отводится персоналу в организации? Станут ли сотрудники важным ресурсом, в обучение и развитие которого вкладываются средства и силы? Или к сотрудникам будут относиться по принципу, незаменимых людей не бывает? Скольких людей планируется набрать в штат? Предусмотрены ли программы социальной, экономической и психологической поддержки для сотрудников? Ответы на эти вопросы разумно выяснить до начала оформления сотрудников, поскольку от кадровой политики в плане развития и поощрения персонала, во многом зависит количество и виды оформляемых документов.
Итак, планы директора относительно персонала выяснены, осталась узнать, что он думает о роли руководителя отдела кадров и какие обязанности собирается возложить на кадровую службу. Возможно, отделу кадров предстоит заниматься исключительно документальным оформлением сотрудников, но есть вероятность, что на него возложат обязанности по подбору персонала, в которые входит размещение объявлений о приёме на работу, первичные собеседования, разработка программ адаптации новых сотрудников.
Когда руководитель обозначил основные критерии кадровой политики, зафиксируйте информацию по пунктам в виде доклада:
список задач, решаемых кадровым отделом
критерии оценки качества работы
обязанности и полномочия руководителя кадровой службы
взаимодействие сотрудников кадрового отдела с другими подразделениями
структура кадрового отдела и система подчинённости
система материальных поощрений
и др.
Составление доклада покажет, насколько правильно вы поняли позицию директора, возможно, выявит слабые места в кадровой политике. Подобный доклад может стать основой для разработки должностных инструкций сотрудников отдела кадров.
Выводы
Прежде чем приступить к организации кадрового делопроизводства, изучите учредительные документы компании: устав и решение собрания учредителей о назначении директора. Из учредительных документов можно узнать все необходимые реквизиты для оформления кадровой и бухгалтерской документации компании: название организации, юридический и фактический адрес, правовую форму, состав учредителей, сферу деятельности и др. В решении собрания учредителей содержится порядок назначения директора и дата его вступления в должность.
Прежде чем приступить к оформлению кадровой документации, необходимо ознакомиться с кадровой политикой организации. Сделать это можно в процессе устной беседы с директором. Руководитель кадрового отдела должен знать список задач, которые предстоит решать отделу, собственные обязанности и полномочия, социальную и экономическую политику компании по отношению к персоналу, предполагаемое количество людей в штате. Полученную информацию уместно резюмировать в виде доклада, чтобы избежать разногласий с руководством при дальнейшем оформлении документов.
